Tips Menjalankan Rapat Guru Online yang Efektif
Beranda / Edukasi / Tips Menjalankan Rapat Guru Online yang Efektif
Tips Menjalankan Rapat Guru Online yang Efektif

Tips Menjalankan Rapat Guru Online yang Efektif

Pandemi COVID-19 telah merubah hampir seluruh aspek kehidupan, termasuk kegiatan bekerja. Sebelumnya orang-orang akan pergi kerja ke kantor, bertemu langsung dengan rekan kerja, dan melakukan rapat bersama.

Namun kini semua itu telah berubah, orang-orang tidak lagi pergi ke kantor untuk bekerja, mereka melakukan pekerjaan dari rumah atau biasa disebut dengan istilah work from home

Begitu juga dengan rapat, saat ini hampir semua orang melakukan rapat online untuk mendiskusikan pekerjaan mereka.

Sama halnya dengan guru, apabila dulu guru mengajarkan pembelajaran secara konvensional, kini guru harus melakukan pembelajaran jarak jauh dan melakukan rapat online.

Lalu, seperti apa metode rapat online yang biasa dilakukan selama pandemi dan peralatan apa saja yang bisa digunakan untuk mendukung rapat online

Untuk lebih jelasnya, berikut adalah pembahasan tentang rapat online dan tips yang dapat dilakukan agar rapat online dapat berlangsung secara efektif dan kondusif:

Metode Rapat Online yang Dilakukan Selama Pandemi

Ada berbagai metode rapat online yang umum digunakan selama pandemi, salah satu metode yang paling sering digunakan adalah virtual meeting melalui berbagai platform conference calls.

Namun, tidak semua orang menggunakan virtual meeting untuk melangsungkan rapat online, beberapa orang ada yang memilih untuk melakukan rapat online menggunakan group chat, sedangkan beberapa lainnya melakukan group call tanpa menampilkan video mereka. 

Meskipun dilakukan dengan metode yang berbeda, namun semua rapat online tersebut memiliki satu kesamaan, yaitu dilakukan secara online dan tidak secara langsung.

Beberapa orang mungkin dapat melaksanakan rapat online dengan baik, tetapi tidak sedikit yang menemukan berbagai masalah saat melakukan rapat online. Pasalnya rapat online mengharuskan orang-orang untuk menggunakan teknologi, dan tidak semua orang melek teknologi.

Baca Juga: 10 Sekolah Internasional Terbaik di Jakarta

Berikut adalah masalah-masalah yang sering dihadapi oleh guru saat melakukan rapat online:

  1. Layar Tidak Bergerak dan Masalah Teknologi Lainnya

Salah satu masalah yang paling umum adalah masalah teknologi, seperti layar yang tiba-tiba tidak bergerak, konektivitas jaringan yang buruk, dan kesulitan teknis lainnya.

Hal ini kemudian menjadi masalah utama saat melakukan rapat online, pasalnya tidak semua orang mengerti dan paham bagaimana penggunaan teknologi pendukung rapat online. Maka sudah pasti sangat mengganggu selama proses berlangsungnya rapat.

  1. Mematikan dan Menyalakan Audio

Masalah audio juga sering kali mengganggu proses berlangsungnya rapat online. Beberapa orang terkadang lupa untuk mematikan audio mereka selama rapat, sehingga perbincangan di luar rapat pun terdengar dan membuat suasana rapat menjadi tidak kondusif.

Di sisi lain, beberapa orang terkadang lupa untuk menyalakan audio mereka saat harus berbicara, dan membuat mereka untuk mengulang kembali apa yang mereka bicarakan.  Hal ini kemudian membuat rapat memakan waktu yang lebih lama dan menjadi tidak efektif.

  1. Percakapan yang Tidak Kondusif

Rapat yang dilakukan secara langsung umumnya memiliki percakapan yang kondusif, di mana satu orang dan orang lainnya dapat secara bergantian untuk berbicara. Namun, pada rapat online sering kali konektivitas jaringan menjadi buruk, dan itu membuat percakapan menjadi lambat.

Hal ini kemudian membuat percakapan menjadi tidak kondusif karena adanya tumpang tindih percakapan antara satu dengan yang lainnya.

  1. Penggunaan Video

Terkadang penggunaan video juga menjadi permasalahan umum yang terjadi saat rapat online. Ini karena tidak semua orang memiliki tempat yang layak untuk melakukan rapat online, dan takut situasi serta kondisi tempat mereka melakukan rapat dapat mengganggu konsentrasi semua orang.

Misalnya, ketika seseorang harus melakukan rapat online dari rumah, namun di rumah tersebut terdapat anak-anak yang suka berlalu lalang di belakangnya. 

Jika kamera dinyalakan, maka latar belakang tersebut dapat mengganggu konsentrasi orang-orang selama rapat, namun apabila tidak dinyalakan itu akan membuat kesan kurang sopan ketika semua orang menyalakannya.

  1. Masalah yang Tidak Terduga

Ada kalanya ketika masalah yang tidak terduga muncul saat rapat sedang berlangsung.

Misalnya, ketika seseorang memiliki kucing di rumahnya, saat orang tersebut melakukan rapat online tiba-tiba kucingnya melompat ke atas meja dan menekan tombol keyboard. 

Sehingga membuat rapat menjadi tergantung dan memecahkan konsentrasi peserta rapat lainnya.


Baca Juga: 7 Cara Terbaik untuk Mempromosikan Sekolah Anda

Tips Rapat Online yang Efektif dan Kondusif

Menurut Douglas Konopelko, Ahli Strategi Pendidik CDW, ada 9 tips yang digunakan untuk rapat guru online yang efektif, antara lain:

  1. Lepaskan

Apa yang dimaksud dengan lepaskan? Dalam hal ini kata lepaskan ditujukan untuk para pemimpin sekolah, di mana mereka harus melepaskan metode kepemimpinan lama mereka. 

Saat ini pemimpin sekolah harus lebih fleksibel dan mempelajari model-model baru untuk menyesuaikan rapat yang efektif.

  1. Isi Bagian yang Kosong

Isi bagian yang kosong di sini berarti berbagi informasi yang jelas, konsisten dan ringkas menjadi hal terpenting yang harus dilakukan selama rapat berlangsung.

  1. Lakukan Rapat Virtual yang Efektif

Rapat yang efektif dapat dilakukan dengan kerja sama antara setiap peserta, baik itu guru, administrator, maupun pemimpin sekolah. 

Undangan rapat harus dikirim sedini mungkin agar setiap orang memiliki waktu untuk bersiap. 

Selain itu, norma juga harus dihormati selama proses rapat berlangsung, seperti mematikan audio ketika orang lain sedang melakukan presentasi, atau menggunakan tanda angkat tangan saat ingin bertanya.

  1. Melakukan Pertemuan Dalam Kelompok Kecil dan Satu Lawan Satu

Saat melakukan rapat online, pertemuan dalam skala besar seringkali tidak berjalan dengan efektif dan kondusif. 

Untuk itu, sebaiknya rapat online dilakukan dalam kelompok kecil atau satu lawan satu, agar komunikasi dalam rapat berjalan dengan efektif.

  1. Menunjukkan Pembelajaran

Pemimpin sekolah dan guru-guru harus berbagi tentang apa yang telah mereka pelajari satu sama lain, seperti berbagai tips dan trik yang relevan pada platform kolaborasi.

Misalnya, melalui kuliah online, webinar pelatihan, maupun diskusi panel. Dengan demikian, setiap orang dapat berkembang dan belajar secara bersama-sama.

  1. Komunikasikan Kesuksesan

Sangat penting untuk berbagi kesuksesan dengan peserta rapat lainnya. Ini karena kesuksesan tersebut dapat mencerminkan seberapa baik sekolah beroperasi selama waktu ini.

  1. Mengelola Ekspektasi/Harapan

Pembelajaran jarak jauh telah memberikan perubahan yang besar bagi semua orang, dan tidak semua orang dapat beradaptasi atau menyesuaikan diri dengan cepat.

Untuk itu, pemimpin sekolah dan guru-guru perlu mengelola ekspektasi atau harapan terkait pemahaman seseorang, karena tidak semua perubahan dapat secara otomatis dipahami.

  1. Tetap Terhubung

Bekerja dari rumah dapat membuat seseorang merasa lebih kesepian. Untuk itu, pemimpin sekolah harus memastikan bahwa semua orang tetap terhubung.

Hal ini dapat dilakukan dengan mendorong guru-guru agar tetap berinteraksi secara online, baik melalui panggilan video ataupun pesan.

  1. Akui Ketidaknyamanan

Transisi merupakan hal yang sulit untuk dilakukan dan tidak dapat terjadi dalam waktu semalam. 

Untuk itu, pemimpin sekolah tidak boleh berpura-pura bahwa semuanya normal dan mengabaikan tantangan yang dialami oleh guru dan staf lainnya.

Di sisi lain, guru juga harus mengungkapkan ketidaknyamanan mereka agar dapat mencari jalan keluar secara bersama-sama.

Baca Juga: Hal yang Harus Disiapkan Guru dan Sekolah untuk Menyambut Generasi Alpha

Teknologi untuk Mendukung Rapat Online

Setelah membahas tentang tips dan trik rapat online, sekarang waktunya untuk membahas mengenai peralatan atau teknologi yang bisa mendukung berlangsungnya rapat online. Peralatan atau teknologi pendukung rapat online dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu hardware dan software

Hardware merupakan perangkat keras berupa peralatan fisik yang dapat membantu proses berlangsungnya rapat yang efektif, antara lain:

  • Web cam
  • Headset
  • Mic
  • Mouse
  • Keyboard
  • Ring Light

Sedangkan software adalah perangkat lunak yang dapat digunakan digunakan di dalam laptop atau komputer, antara lain:

  • Google Meet
  • Zoom
  • Skype
  • Whatsapp
  • Microsoft Teams
  • Slack
  • Google Drive
  • Google Calendar
  • Dropbox