Apa yang Membuat Sistem Informasi Sekolah Penting?

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin cepat setiap harinya, sekolah-sekolah di Indonesia banyak yang mulai menerapkan sistem informasi di sekolah. 

Sistem informasi sekolah merupakan pendukung untuk pengelolaan manajemen sekolah seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengendalian, dan pengelolaan keuangan agar tercapainya sasaran dan tujuan fungsi-fungsi operasional dalam organisasi pendidikan.

Syarat yang harus dipenuhi demi terwujudnya pemanfaatan sistem informasi di sekolah diantaranya adalah adanya akses teknologi internet di sekolah, perangkat komputer (hardware) dan pendukung lainnya yang memadai, perangkat lunak (software), data yang merupakan komponen dasar informasi, serta adaptasi guru dan staff terhadap perkembangan dan penggunaan teknologi informasi.

Sistem informasi sekolah dibagi ke dalam beberapa sistem yang semuanya akan terintegrasi saat dioperasikan, yaitu:

1. Sistem Informasi Profil (Portal Sekolah) yang berisi profil sekolah, visi, misi, fasilitas, program-program, berita/artikel, kegiatan/agenda, informasi kesiswaan, forum, galeri foto, dan buku tamu.
2. Sistem Informasi Personalia yang berisi data guru dan staf untuk mengelola informasi penting tentang tenaga pengajar maupun staf yang terdaftar di sekolah, seperti biodata, pangkat, jabatan, alamat, status bekerja, jam kerja, riwayat pendidikan, riwayat karir, riwayat pelatihan, tingkat kehadiran, info gaji dan lain-lain.
3. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana berisi mengenai manajemen aset sekolah mulai dari penomoran aset, lokasi aset, penggunaan aset dan jumlah aset.
4. Sistem Informasi Keuangan berisi data pembayaran biaya pendidikan siswa, seperti SPP, uang pembangunan, dan biaya-biaya lain. Data pembayaran tersebut akan ditampilkan dalam format laporan yang akan memudahkan pihak sekolah dalam melakukan pemeriksaan dan evaluasi, seperti:

• Laporan siswa yang belum melakukan pembayaran
• Laporan siswa yang sudah melakukan pembayaran
• Laporan-laporan yang berkenaan dengan honor guru/karyawan

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan dalam Sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Terdapat puluhan jenis software sistem informasi yang tersedia di pasaran. Ketika memutuskan untuk membeli atau untuk membuat sebuah sistem informasi, ada beberapa hal berikut yang perlu diperhatikan:

1. Interoperability

Antara satu sistem informasi dengan yang lainnya sebaiknya memiliki basis data yang sama atau terdapat fitur impor dan ekspor data dari satu jenis data ke jenis data yang lainnya. Ini diperlukan agar sekolah tidak perlu mengentri data kembali ketika berganti sistem informasi.

1. Keamanan 

Sharing data merupakan aspek utama dari sistem informasi, sehingga keamanan wajib menjadi perhatian utama. Perlu diberikan beberapa tingkatan keamanan untuk berbagai kelompok. Sebagai contoh, pimpinan sekolah, guru dan karyawan tata usaha masing-masing mempunyai kewenangan berdasarkan kepentingan masing-masing. Siswa dan orang tua dibatasi kewenangannya untuk mengakses informasi yang diperlukan.

1. Pelatihan

Berbagai bentuk pelatihan diperlukan. Kerumitan penggunaan software dan pengalaman pengguna akan menentukan kedalaman pelatihan yang dibutuhkan. 

1. Memasukkan Data

Tujuan dari sistem informasi adalah agar seseorang dapat memasukkan informasi sekali saja kemudian mampu menggunakannya berkali-kali. Metode pemasukkan data juga perlu diperhatikan secara khusus. Apakah data dimasukkan melalui keyboard, internet, PDA, handphone, optical mark reader (OMR), kartu gesek, atau diimpor dari sistem yang lain.

1. Pengambilan Informasi

Beberapa pertimbangan penting adalah bagaimana informasi dapat diakses, bagaimana cara melihatnya, siapa yang dapat mengaksesnya, serta apakah dapat dilakukan akses dari beberapa user yang berbeda dalam waktu yang bersamaan (multi-user).

1. Biaya

Terdapat beberapa tipe pembiayaan: lisensi per user, lisensi per institusi, lisensi tahunan atau pembelian langsung. Masing-masing memiliki keuntungan dan kerugiannya. Sekolah perlu memahami masing-masing tipe pembiayaan dan batasan masing-masing tipe.

Salah satu contoh software sistem informasi sekolah yang telah banyak digunakan dalam dunia pendidikan di era digital adalah Learning Management System. Learning Management System (LMS) dapat membantu segala proses dalam lembaga pendidikan seperti pengelolaan data sekolah, absensi online, akses informasi sekolah, nilai, hingga monitoring untuk orang tua murid terhadap perkembangan pendidikan anak-anaknya. Salah satu contoh software sistem informasi sekolah dalam bentuk LMS tersebut adalah Jelajah Ilmu.

Jelajah Ilmu dapat membantu guru untuk membuat, mendistribusikan, menerima, menilai dan mengembalikan tugas setelah dinilai kepada siswa. Selain itu Guru juga dapat mengidentifikasi performa belajar siswa dengan menggunakan laporan diagnostik dan riwayat membaca eBook. Ini membantu guru dalam membuat perencanaan lebih lanjut yang pada akhirnya membantu siswa untuk belajar lebih baik.

Anda bisa mengetahui informasi lebih lengkap tentang Jelajah Ilmu sebagai Learning Management System dengan klik tautan berikut.